Digitalización del Sistema de Gestión Documental en Arlex de México S.A de C.V.

Abstract

Actualmente, los requisitos reglamentarios y técnicos han cambiado significativamente la gestión de documentos en la industria farmacéutica. Históricamente, los grandes volúmenes de documentos físicos y los complejos procesos de aprobación han creado desafíos de eficiencia y cumplimiento normativo. La necesidad de mantener rigurosos estándares de calidad y seguridad está impulsando la adopción de sistemas de gestión documental digitalizados. Sin embargo, a pesar de estos avances, persisten desafíos, como integrar completamente los sistemas, gestionar eficientemente los cambios regulatorios y garantizar la trazabilidad de todos los documentos. Este telón de fondo resalta la importancia de un enfoque integral de la gestión de documentos para garantizar la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo en la industria farmacéutica. Los documentos sirven como un mecanismo de comunicación o como una memoria organizacional, sin embargo, tienen limitaciones como el riesgo de perderse o extraviarse, deteriorarse o ensuciarse, afectando así, la capacidad de cumplir con las funciones para la cual llegue a estar destinados (Rajh, 2021). Al tener un sistema de gestión documental electrónico es posible que se puedan evitar estas limitaciones, el presente proyecto pretende la digitalización del sistema de gestión documental de Arlex de México S.A de C.V. al contar con una carpeta electrónica de documentos vigentes en formato PDF, administrada por el área de Sistemas de gestión de Calidad que permita ser compartida de forma segura a los usuarios que cuenten con equipo de cómputo para sustituir la actividad de distribución de documentos en físico y así disminuir el impacto ambiental que trae consigo, la reducción de tiempos del personal y el ahorro de insumos utilizados para la impresión de estos.